Текущий и капитальный ремонт, прохождение периодических техосмотров автомобилей – насущная необходимость, позволяющая поддерживать имущество в состоянии, пригодном для эксплуатации, с целью извлечения прибыли. В ходе этих мероприятий возникают расходы, которые необходимо отражать в налоговом и бухгалтерском учете. К таким расходам можно отнести приобретение запчастей, ремонтные работы технических специалистов СТОА, ремонтных мастерских, профилактические осмотры техники.

Возникновение расходов на автомобиль и их текущий учет

Организация, эксплуатирующая автомобиль, может производить ремонт самостоятельно, а может поручить техническое обслуживание и ремонтные работы специалистам на стороне. В налоговом учете такие расходы относят к прочим согласно п. 1 ст. 260 НК РФ. Их следует признать в том периоде, когда они осуществлялись. Бухгалтерский учет производится на основе первичных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Рассмотрим учет ремонтов на примере ОСНО.

Ремонт и техобслуживание сторонней организацией

Исчерпывающего перечня документов законодательством не предусмотрено. Практикой выработан следующий порядок оформления работ:

• заключение договора со СТОА, сервисным центром, как правило, на год;
• составление заявки на ремонт с перечнем работ и необходимых запчастей;
• акт приема-передачи авто в ремонт с описанием дефектов и проблемных зон;
• составление заказа-наряда с подробным описанием работ и их стоимостью;
• акт приема-сдачи работ после их окончания;
• счет-фактура (при необходимости);
• акт приема-передачи автомобиля в натуре.

Пусть ООО «Звездочка» приняло решение, обратившись в стороннюю организацию, отремонтировать автомобиль КамАЗ. Стоимость работ, согласно счету на оплату, составила 175000 рублей, включая НДС.

Проводки будут выглядеть следующим образом:

• Дт 25 Кт60 — 175000,00 руб. Задолженность СТОА;
• Дт 19 Кт 60 — 26694,92 руб. Отражен НДС;
• Дт 60 Кт 51 — 175000,00 руб. Уплачено СТОА за работу;
• Дт 68 Кт 19 — 26694,92 руб. Предъявлен к вычету НДС.

Ремонт и техобслуживание внутри организации

Как правило, внутри организации используются следующие документы, учитывающие и подтверждающие ремонт:

• план ремонтов;
• дефектные ведомости;
• заявки ответственных за состояние парка лиц на покупку запчастей, первичные накладные, счета-фактуры и другие документы;
• требования-накладные на выдачу запчастей;
• акты на списание запчастей и материалов на ремонт;
• инвентарные карточки и книги с отметками о ремонтах.

Пусть ООО «Звездочка» отремонтировало КамАЗ своими силами. Стоимость запчастей составила 75000 рублей, а заработная плата работников мастерской, занятых ремонтом – 25000 рублей.

Проводки будут такими:

• Дт 25 Кт 10/5 — 75000,00 руб. Списаны запасные части на ремонт;
• Дт 25 Кт 70 — 25000,00 руб. Начислена заработная плата;
• Дт 25 Кт 68,69 — 7500 руб. Отчисления в фонды с заработной платы.

Создание резерва на проведение ремонтов

Резервирование средств для будущих ремонтов – право организации, а не ее обязанность. Необходимо прописать необходимость такого резерва в учетной политике. Расчет отчислений в резерв базируется на данных дефектных ведомостей, стоимости автомобиля, сроках его службы и технических характеристиках. Составляется годовая смета ремонта и обслуживания автомобиля.

Пусть расчетная сметная стоимость на год — 360000,00 рублей, на месяц — 30000,00 рублей.

Проводки и расчеты используются такие: Дт 25 Кт 96 30000,00 руб.

ООО «Звездочка» произвело ремонт КамАЗа в СТОА в январе на сумму 75000, руб., включая НДС 11440,68 руб. Резерв составил 30000,00 руб. Сумма без НДС 63559,32 руб.:

• Дт 60 Кт 51 — 75000, 00 руб. Оплачен ремонт СТОА;
• Дт 96 Кт 60 — 30000, 00 руб. Ремонт за счет фонда.

63779,32 — 30000,00 = 33779, 32

• Дт 97 Кт 60 — 33779,32 руб. Оставшаяся сумма включена в расходы будущих периодов;
• Дт 19 Кт 60 — 11440,68 руб. Учтен НДС;
• Дт 68 Кт 19 — 11440,68 руб. НДС предъявлен к вычету.

Следует сказать об особенностях учета ремонтов в случаях, когда автомобиль арендуется или берется по договору лизинга.

Автомобиль в аренде

Существуют два вида договора аренды автомобиля:

• без экипажа;
• с экипажем (временное фрахтование).

В первом случае, согласно ст. 642 ГК РФ, арендатор получает право временно пользоваться автомобилем, в том числе и управлять им, содержать в надлежащем виде. Арендодатель получает плату за пользование своим авто. Далее, согласно положениям ст. 644 ГК РФ, текущий и капитальный ремонт автомобиля обязан осуществлять арендатор. Он же и поддерживает надлежащее техническое состояние автомобиля, признавая затраты по закону.

Статья 264 (п. 11-1) позволяет сделать это организациям, применяющим ОСНО, а статья 346.16 (п. 12) – применяющим УСН. Все расходы должны иметь документальное подтверждение, на основании должным образом оформленных первичных документов.

Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей признаются без проблем для организаций, применяющих ОСНО:

• если автомобиль является амортизируемым – на основании ст. 260 НК РФ вне зависимости, прописано это в договоре или нет;
• если авто амортизации не подлежит (например, арендовано у частного лица или организации на спецрежиме) – на основании ст. 264 НК РФ (п. 1-49).

Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей у организации на УСН признаются однозначно, только если эти автомобили амортизируются. Об этом сказано в ст. 346.16 (п. 4) НК РФ: в перечень ОС включаются те основные средства, которые признаны амортизируемыми (исходя из положений гл. 25 НК РФ). Следовательно, в расходах можно учитывать затраты только амортизируемых автомобилей. Указаний на возможность включать в расходы ремонт и техобслуживание арендуемых у частных лиц автомобилей, которые не подлежат амортизации, у упрощенцев нет. Может возникнуть ситуация, которую налоговые органы вправе трактовать не в пользу арендодателя.

Во втором случае автомобиль арендуется с экипажем. Арендодатель предоставляет за плату, помимо самого автомобиля, и услуги водителя. Здесь, согласно 634 ГК РФ, арендодатель самостоятельно производит ремонты как текущие, так и капитальные.

Внимание! Затраты на приобретение запчастей организацией невозможно будет признать в расходах, поскольку их приобретение является по законодательству обязанностью арендодателя и входит в понятие ремонта автомобиля.

Автомобиль в лизинге

Согласно Закону №164-ФЗ от 29-10-98 г., рассматривающему вопросы лизинга (финансовой аренды), лизингополучатель обязан ремонтировать, производить техобслуживание, охранять принятое им по договору имущество. Если в договоре не прописано иное, положения ст. 17-1 ФЗ 164 являются основанием для включения указанных затрат в расчеты для целей налогообложения. Подтверждается это правило и указаниями ст. 260 НК РФ (п. 1,2). При этом не играет существенной роли, стоит ли автомобиль на балансе лизингодателя либо лизингополучателя – по общему правилу расходы по нему лежат на организации, получившей имущество.

Внимание! Первичные документы и учетные данные должны не только подтверждать факт расходов на автомобиль, но и содержать указание на использование этого автомобиля в производственных целях, для получения организацией дохода, подтверждать экономическую обоснованность расходов.

Затраты на техническое обслуживание и ремонт рассчитывают на основании планового пробега автомобилей и установленных норм расхода на 1000 км пробега:

где ЗТОиР – затраты на ремонт и техническое обслуживание автомобилей, руб.;

– общий годовой пробег автомобилей, км;

– норма отчислений на ремонт и техническое обслуживание автомобилей, руб./1000км (Приложение И).

Расчет затрат на ремонт и техническое обслуживание автомобилей целесообразно выполнить в форме таблицы 7.

Таблица 7 – Расчет затрат на ремонт и техническое обслуживание автомобилей

Затраты на техническое обслуживание и ремонт подвижного состава определяются исходя из производственной программы предприятия, эксплуатирующего технику. Если техническое обслуживание и ремонт производятся по договору с ЛТП или СТО, то принимаются совокупные затраты на техническое обслуживание и ремонт в соответствии с договором.

Если предприятие располагает собственной ремонтной базой, то затраты на техническое обслуживание и ремонт подвижного состава включают в себя следующие экономические элементы:

• ? заработную плату производственных рабочих;
• ? расчет суммы единого социального налога;
• ? материалы;
• ? запасные части;
• ? накладные расходы.

Зарплата производственных рабочих. Фонд оплаты труда производственных рабочих состоит из основной и дополнительной заработной платы.

Фонд основной заработной платы включает в себя все виды оплаты труда за фактически проработанное время, оплату по сдельным расценкам или тарифным ставкам, надбавки, доплаты и премии.

По тарифным ставкам годовой фонд основной заработной платы рассчитывается по фоомуле

где С,,_ас. — средняя часовая тарифная ставка, руб.;

Т — годовой объем работ по ТО и Р, человеко-ч;

К„д — коэффициент, учитывающий премии и доплаты;

К,, — районный коэффициент.

где N, — число рабочих соответствующего разряда, человек;

C._latl — часовая тарифная ставка рабочего соответствующего разряда, руб.

Фонд дополнительной заработной платы включает в себя оплату отпусков, оплату часов выполнения государственных и общественных обязанностей, доплату подросткам до среднего заработка. Он определяется в процентах от фонда основной заработной платы, т.е.

где %ДЗП — процент дополнительной заработной платы.

где Д_к — количество календарных дней в году, дни;

Д», Д,„, — соответственно число выходных и праздничных дней в году, дни; Д₍₁ — дни отпуска, дни.

Общий фонд заработной платы — ОФЗП, руб.

Единый социальный налог и страхование от несчастных случаев

где П_:|11 — процент начислений на заработную плату, %.

Материалы. Стоимость материалов рассчитывается на основании норм затрат материалов по каждому виду технических воздействий в рублях на 1000 км пробега.

Все расчеты выполняются отдельно по типам и моделям автомобилей по формуле

где H„j — норма затрат на материалы для определенной марки автомобиля и определенного вида технического воздействия, руб./ЮОО км пробега;

Дли — годовой пробег автомобилей соответствующей марки, км.

Запасные части. Стоимость запасных частей при текущем ремонте определяется на основании норм затрат запасных частей в рублях на 1000 км пробега.

Расчет производится по формуле

где #_;)ч| — норма затрат на запасные части, руб./ЮОО км;

k„ к₂, к. — коэффициенты, учитывающие категорию условий эксплуатации, модификацию ПС и организацию его работы, природно-климатические условия.

Накладные расходы определяются путем составления соответствующей сметы. Величина накладных расходов определяется укруп- ненно в процентах к основной заработной плате производственных рабочих, руб.;

где П_п|1 — процент накладных расходов (50—60%).

Смета затрат и калькуляция себестоимости ТО и ТР.

Смета затрат и калькуляция себестоимости технического обслуживания № 1 и 2

Элементы затрат Зарплата Начисления Материалы Накладные Всего

Смета затрат и калькуляция себестоимости ТР

Элементы затрат Зарплата Начисления Материалы Запасные части Накладные Всего

Затраты на техническое обслуживание и ремонт подвижного состава

где L — общий пробег автомоОилей.

Пример 2.2. Расчет затрат на техническое обслуживание и ремонт автотранспортного предприятия представлен в табл. 2.12—2.21.